Hvor mange silent disco-headsett trenger dere?

Bestill 10–15 % flere headsett enn antall gjester. 100 gjester betyr 110–115 headsett. Bufferen dekker de som kommer sent, de som tar to, og de som legger sitt igjen på et bord. Den koster lite og er forskjellen på et dansegulv som holder og et som stopper opp.

Hva er hovedregelen for antall headsett?

Ti til femten prosent over forventet gjestetall. Regner dere med 200 gjester, bør dere ha 220–230 headsett tilgjengelig.

Det høres ut som mye margin for noe alle skal ha ett av. Men et headsett som ligger igjen på et bord, er ikke tilgjengelig for gjesten som kommer inn døra klokka elleve. Med buffer har dere alltid nok til dem som faktisk vil danse akkurat nå.

Ekstra headsett prises per stykk per dag. Ti ekstra enheter til et arrangement på hundre utgjør en liten andel av totalen — mindre enn de fleste bruker på pynt.

Hvorfor trenger vi buffer i det hele tatt?

Tre ting skjer på hvert eneste arrangement.

Folk kommer og går. Noen kommer sent, andre går tidlig, og headsettene følger ikke alltid med tilbake til utleveringspunktet. Noen tar to — ett på hodet og ett rundt halsen — særlig når det blir varmt på dansegulvet. Og noen legger sitt fra seg et sted de ikke husker.

Ingen av delene er et problem så lenge dere har margin. Uten margin blir alle tre til den samme situasjonen: noen står uten, og de går hjem tidligere enn de skulle.

Hvordan varierer behovet mellom bryllup, firmafest og festival?

I et bryllup danser ikke alle. Andelen aktive ligger gjerne rundt tre firedeler av gjestene, men de bytter — noen sitter, noen danser, og det skifter gjennom kvelden. Ti til femten prosent buffer holder godt.

På en firmafest er aktiviteten lavere, men mer impulsiv. Folk går fram og tilbake mellom baren og dansegulvet, og headsettene blir liggende igjen på bordene underveis. Her er bufferen viktigere enn den lave dansefrekvensen skulle tilsi.

På festival er alle overalt. Gjestene har ikke et bord å legge headsettet på, og de beveger seg mellom soner. Her bør dere ikke gå under femten prosent.

På konferanse er bruken roligst — korte økter, stille bruk, alle sitter. Ti prosent kan være nok, men ikke mindre, fordi deltakerne tar pause i samme øyeblikk og henter headsett i samme øyeblikk.

Hva skjer hvis vi bommer på antallet?

Bommer dere nedover, blir det synlig med en gang. Det danner seg kø ved utleveringen, og de som ikke fikk headsett står i et rom der alle andre danser til noe de ikke hører. Det er en spesielt utrivelig måte å bli stående utenfor på.

Bommer dere oppover, koster det én dagspris per ekstra enhet. Kassene rommer inntil 50 headsett hver, så noen ekstra påvirker ikke frakten før dere krysser en kollogrense.

Regnestykket er ikke symmetrisk. Ti for mange koster noen kroner. Ti for få koster deg gjester som går hjem.

Hvordan teller vi når gjestelisten er usikker?

Bruk beste estimat, og legg bufferen på det — ikke på antallet som har svart ja.

Har åtti bekreftet og tjue sagt kanskje, planlegg for hundre og bestill 110–115. «Kanskje» blir oftere til «ja» enn til «nei» når det nærmer seg, og det er tryggere å regne dem inn.

Er dere fortsatt usikre, ring 23 14 04 02. Silent Disco Norge har levert til arrangementer siden 2006, og forskjellen mellom påmeldt og oppmøtt er noe vi har sett mange ganger — særlig på studentarrangementer, der avviket er størst.

Ofte stilte spørsmål

Hvor mange headsett bør jeg ha til 50 gjester?

55–58 stykker. Det gir rom for at noen tar to eller mister sitt, uten at noen blir stående uten.

Kan jeg bestille flere headsett i etterkant?

Ja, så lenge vi har dem ledige. Bestill 7–10 dager før for å være trygg. Haster det, kan vi sende med buss samme dag — det bestilles på telefon.

Hvor mange headsett kan dere levere til ett arrangement?

Vi har 1 100 headsett i egen utstyrspark og 1 600 sammen med vår norske samarbeidspartner. Planlegger dere i god tid, kan vi levere inntil 20 000. Over 100 headsett setter vi opp pris individuelt.

Er det vanskelig å dele ut headsettene?

Nei. De leveres i kolli med inntil 50 stykker, fulladet. Sett én person til utlevering, eller still dem fram i kurver og la gjestene ta selv.

Hva om noe blir borte eller ødelagt?

Normal slitasje er inkludert i leien. Tap og skade utover det faktureres per enhet, ikke som en sjablongsum for hele partiet. Si fra med en gang det skjer — det er alltid billigere enn å oppdage det ved retur.

---

Vet du antallet? Se prisen for ditt oppsett, eller send inn forespørselen og få et priset tilbud på e-post med det samme.